Warum eine Checkliste den Unterschied macht
Sourcing scheitert selten an einem großen Fehler. Meist summieren sich kleine Annahmen: unklare Spezifikationen, zu viel Vertrauen in den ersten Eindruck, fehlende Dokumente oder eine Testbestellung, die nie wirklich geprüft wurde. Eine feste Checkliste sorgt für Struktur, macht Vereinbarungen überprüfbar und verringert das Risiko teurer Überraschungen.
Rolle von MAROQ: Als Prozesspartner sorgen wir für einen klaren Ablauf, Screening und überprüfbare Schritte. Du behältst die Kontrolle; der Prozess wird messbar und wiederholbar.
Übersicht: Sourcing-Phasen in 6 Schritten
- Intake – Ziele, Anforderungen und Risiken schärfen
- Shortlist – Lieferanten finden, vergleichen und filtern
- Betriebsbesuch (oder Remote-Audit) – Kapazität und Zuverlässigkeit verifizieren
- Muster – Qualität, Spezifikationen und Kommunikation testen
- Testbestellung – den Prozess unter realistischen Bedingungen beweisen
- Skalieren – Verträge, Qualitätssicherung und Kontinuität absichern
Schritt 1 — Intake
Ziel
Die Anfrage in konkrete, prüfbare Anforderungen übersetzen. Ohne Intake fehlt eine Vergleichsbasis, und Lieferanten lassen sich nicht fair bewerten.
Fragenliste (praktisch)
- Was ist das Produkt (Varianten/Formate) und wofür ist es gedacht?
- Was sind die Must-haves und was sind die Nice-to-haves (Qualität, Material, Verpackung, Zertifikate)?
- Welches Volumen erwartest du pro Monat/Quartal und wie sieht das Wachstumsszenario aus?
- Welche Toleranzen sind akzeptabel (Maße, Farbe, Gewicht, Leistung)?
- Was ist der Zielpreis und welcher Incoterm passt (z. B. EXW/FOB/CIF/DDP)?
- Welche maximale Durchlaufzeit ist zulässig (Produktion + Transport + Zoll)?
- Welche Compliance-Anforderungen gelten für deinen Markt (EU/UK/US, Branchenregeln, Kennzeichnung)?
- Wie möchtest du die Qualitätskontrolle organisieren (AQL, Pre-Shipment, Batchtests)?
Dokumente, die du jetzt schon erstellst
- Produktbrief (Spezifikationen, Toleranzen, Finish, Verpackung, Kennzeichnung)
- Qualitäts-Checkliste (Akzeptanzkriterien + Messmethode)
- RFI-Template (Request for Information) für Lieferanten
- Risikoübersicht (kritische Punkte: Material, Lieferzeit, Compliance, Abhängigkeiten)
Rote Flaggen
- Du kannst Anforderungen nicht konkretisieren („ungefähr gut“ / „wie üblich“).
- Kein klares Budget oder Volumen: Lieferanten kalkulieren dann „nach Gefühl“.
- Compliance wird auf später verschoben („das klappt schon“).
Schritt 2 — Shortlist
Ziel
Vom breiten Markt zu einer Shortlist von Lieferanten, die zu deinen Anforderungen, Volumina und deinem Qualitätsniveau passen.
Fragenliste (Screening)
- Seid ihr Hersteller, Handelshaus oder Agent? Wo findet die Produktion statt?
- Wie lange besteht das Unternehmen und worauf ist es spezialisiert?
- Wie hoch ist die Mindestbestellmenge (MOQ) und wie funktionieren Preisstaffeln?
- Könnt ihr Referenzen (Branchen/Länder) oder Case-Examples nennen?
- Welche internen Qualitätskontrollen führt ihr durch (und wie wird das dokumentiert)?
- Welche Zahlungsbedingungen sind möglich (Anzahlung, LC, offenes Zahlungsziel)?
- Wie ist die normale Lead Time (und wo liegen die Engpässe)?
Dokumente, die du anfordern solltest
- Unternehmensregistrierung (Handelsregister-/Kammeräquivalent / Lizenz)
- Fabrik-Informationen (Adresse, Fotos, Kapazität, Maschinenpark, Mitarbeiterzahl)
- Zertifikate (nur relevant für dein Produkt/deinen Markt)
- Produktdatenblatt + Materialinformationen
- Beispiel-PI (Proforma-Rechnung) mit Incoterms, HS-Code-Hinweis, Lead Time
Rote Flaggen
- Unwille, Basisdokumente zu teilen, oder ständiges Verschieben auf „später“.
- Vertrieb redet über alles („wir machen alles“) ohne Tiefe zu deinem Produkt.
- Extrem niedriger Preis ohne Erklärung (Material/Finish weicht oft ab).
- Kontakt wechselt ständig zwischen Personen/Kanälen; kein fester Verantwortlicher.
Schritt 3 — Betriebsbesuch (oder Remote-Audit)
Ziel
Verifizieren, dass der Lieferant wirklich wie versprochen produzieren kann: Kapazität, Prozessbeherrschung, Qualitätskultur und Rückverfolgbarkeit.
Fragenliste (Audit-Fokus)
- Wie sieht der Produktionsprozess Schritt für Schritt aus (inkl. kritischer Kontrollpunkte)?
- Wie werden Rohstoffe und Chargen erfasst (Traceability)?
- Wie geht ihr mit Abweichungen um (NCR: Non-Conformance Reports)?
- Welche Messmittel werden genutzt und wie werden sie kalibriert?
- Wie hoch ist die reale Kapazität pro Woche/Monat und wie wird Spitzenlast abgefedert?
- Wie wird Personal geschult und wer trägt die Endverantwortung für Qualität?
- Wie werden Verpackung, Lagerung und Versand gesteuert (Feuchte, Bruch, Etikettierung)?
Dokumente zur Einsicht (vor Ort oder per Call)
- QC-Berichte (aktuell, ggf. anonymisiert) + Messprotokolle
- Prozessanweisungen (SOPs) für kritische Schritte
- Kalibrierprotokoll der Messinstrumente
- Chargen- und Traceability-Beispiele
- Reklamationsbearbeitung (CAPA: Corrective/Preventive Actions) Beispiele
Rote Flaggen
- Du darfst die Produktion nicht sehen oder nur eine „Showroom-Runde“ ohne Details.
- Dokumentation ist kaum vorhanden oder offensichtlich „frisch erstellt“.
- Keine Rückverfolgbarkeit: Chargen lassen sich nicht finden.
- Starke Abhängigkeit von einer Person („wenn sie nicht da ist, steht alles“).
Schritt 4 — Muster
Ziel
Testen, ob der Lieferant deine Anforderungen in ein reproduzierbares Produkt übersetzen kann – inklusive Kommunikation, Tempo und Detailgenauigkeit.
Fragenliste (Musterphase)
- Welche Musteroptionen gibt es (bestehendes Modell, Custom-Prototyp, Pre-Production Sample)?
- Wie lang ist die Muster-Lead Time und was kostet es (inkl. Tooling/Formen, falls relevant)?
- Welche Materialien und Komponenten werden exakt verwendet (Spezifikation + Lieferant)?
- Könnt ihr ein Muster mit Messbericht liefern?
- Welche Anpassungen sind möglich ohne Einfluss auf Lead Time/Preis?
Dokumente, die du mit Mustern verknüpfst
- Sample Approval Form (was du freigibst/ablehnst, mit Fotos und Messwerten)
- Revisionslog (Version 1, 2, 3… was wurde geändert und warum)
- Packaging Spec (Etiketten, Barcodes, Anleitung, Sprache, Warnhinweise)
Rote Flaggen
- Muster weicht ohne Erklärung von vereinbarten Specs ab.
- Viel „ja ja“-Kommunikation, wenig konkrete Bestätigung in Zahlen oder Fotos.
- Kein Revisionspfad: Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
Schritt 5 — Testbestellung
Ziel
Beweisen, dass der gesamte Prozess stimmt: Produktion, Qualitätskontrolle, Verpackung, Logistik und Dokumentation – unter realistischen Bedingungen.
Fragenliste (Testbestellung)
- Was ist der genaue Umfang: Chargengröße, Varianten, Verpackung, Lead Time?
- Welche Qualitätskontrolle machen wir: inline, pre-shipment, Stichprobe (AQL)?
- Was passiert bei Abweichungen: Nacharbeit, Rabatt, Gutschrift, Ausschuss?
- Welche Lieferkondition nutzen wir und wer organisiert Transport/Zoll?
- Welche Zahlungsart und Meilensteine (z. B. 30/70 oder nach QC-Freigabe)?
Dokumente für die Testbestellung
- Purchase Order (PO) mit Specs, Toleranzen, Verpackung, Incoterm und Lead Time
- Proforma Invoice (PI) + Zahlungsplan
- QC-Plan (was wird gemessen, wie, wann, Akzeptanzkriterien)
- Shipping Docs (Packliste, Rechnung, Ursprung, HS-Code-Hinweis)
Rote Flaggen
- Lieferant will von PO/PI abweichen „um es schneller zu machen“, ohne schriftliche Revision.
- Druck auf vollständige Zahlung vor QC oder vor Versand ohne Begründung.
- Wiederholte Verzögerungen mit vagen Gründen und ohne realistischen neuen Plan.
Schritt 6 — Skalieren
Ziel
Von einer erfolgreichen Testbestellung zu stabiler Belieferung im Volumen: klare Vertragsbedingungen, Qualitätssicherung und Kontinuität.
Fragenliste (Stabilität und Wachstum)
- Wie sichern wir Qualität bei höheren Volumina (zusätzliche Linien, zusätzliche QC, Audits)?
- Welche Back-ups gibt es für kritische Teile/Materialien?
- Wie werden Preisänderungen begründet (Rohstoffindex, Wechselkurs, Energie)?
- Wie sieht der Planungstakt aus (Forecast, Bestätigung, Produktionsplanung, Puffer)?
- Welche SLA-Zusagen sind realistisch (OTIF, Fehlerquote, Reaktionszeit)?
Dokumente & Vereinbarungen schriftlich festhalten
- Rahmenvertrag oder Liefervertrag (Preismechanismus, MOQ, Lead Time, Garantien)
- Qualitätsvereinbarung (Akzeptanzkriterien, AQL, CAPA, Audits, Traceability)
- Change Control (Änderungen an Material/Prozess nur nach schriftlicher Freigabe)
- IP-/Design-Vereinbarungen (bei eigenem Design, Formen oder Labels)
- Business-Continuity-Plan (Second Source, Sicherheitsbestand, Eskalationsweg)
Rote Flaggen
- Lieferant lehnt Change Control ab („wir optimieren manchmal“).
- Keine Transparenz zu Sublieferanten oder Rohstoffen.
- Keine strukturelle Lösung für wiederkehrende Abweichungen (fehlende CAPA-Disziplin).
Praktischer Anhang: wiederverwendbare Templates (kurz)
1) RFI (Request for Information) – Minimum-Felder
- Firmenname, Rolle (Hersteller/Händler), Produktionsstandort(e)
- MOQ, Preisstaffeln, Lead Time, Incoterms
- QC-Prozess + Beispiele der Berichterstattung
- Verfügbare Zertifikate (nur relevant für deinen Markt)
- Referenzen/Cases (anonymisiert möglich)
2) Sample Approval – Kernpunkte
- Specs & Messwerte (mit Fotos)
- Abweichungen + Freigabe/Ablehnung je Punkt
- Revisionsabsprachen und Deadline für das nächste Muster
3) Testbestellung QC – Kernpunkte
- Stichprobenlevel (z. B. AQL) und kritische Kontrollen
- Akzeptanzkriterien je Fehlertyp
- Vorgehen bei Fail (Nacharbeit, Re-Inspektion, Neu-Produktion, Gutschrift)
Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)
- Zu schnell zum Preis: zuerst nach Specs, Prozess und Nachweisen vergleichen.
- Keine schriftliche Versionskontrolle: mit Revisionen für Specs und Muster arbeiten.
- QC erst im Nachgang: QC-Plan festlegen, bevor die Produktion startet.
- Lieferantenabhängigkeit: früh an Second Source oder Puffer denken.
Wie MAROQ als Prozesspartner hilft
- Struktur: Intake, Templates und klare Entscheidungspunkte je Phase.
- Screening: Shortlist anhand überprüfbarer Kriterien und Dokumentencheck.
- Kontrolle: Audit-Vorbereitung, Muster- und Testbestellungs-Freigabe, Eskalation bei Problemen.
- Wiederholbarkeit: ein Prozess, den du bei neuen Produkten erneut nutzen kannst.
