Pourquoi une checklist fait la différence
Le sourcing échoue rarement à cause d’une seule grosse erreur. Le plus souvent, de petites suppositions s’additionnent : spécifications floues, trop de confiance dans une première impression, documents manquants, ou une commande test jamais réellement vérifiée. Une checklist fixe apporte de la structure, rend les accords vérifiables et réduit le risque de mauvaises surprises coûteuses.
Rôle de MAROQ : en tant que partenaire de processus, nous apportons un flux clair, du screening et des étapes vérifiables. Tu gardes la main ; le processus devient mesurable et reproductible.
Vue d’ensemble : les phases du sourcing en 6 étapes
- Intake – clarifier objectifs, exigences et risques
- Shortlist – trouver, comparer et filtrer les fournisseurs
- Visite (ou audit à distance) – vérifier capacité et fiabilité
- Échantillons – tester qualité, spécifications et communication
- Commande test – prouver le processus en conditions réalistes
- Montée en charge – sécuriser contrats, assurance qualité et continuité
Étape 1 — Intake
Objectif
Traduire le besoin en exigences concrètes et vérifiables. Sans intake, tu n’as pas de base de comparaison et tu ne peux pas évaluer les fournisseurs de manière équitable.
Liste de questions (pratique)
- Quel est le produit (variantes/formats) et quel est l’usage prévu ?
- Quels sont les indispensables et quels sont les souhaitables (qualité, matière, emballage, certificats) ?
- Quel volume prévois-tu par mois/trimestre et quel est le scénario de croissance ?
- Quelle tolérance est acceptable (dimensions, couleur, poids, performance) ?
- Quel est le prix cible et quel incoterm convient (ex. EXW/FOB/CIF/DDP) ?
- Quel délai maximum est acceptable (production + transport + douane) ?
- Quelles exigences de conformité s’appliquent à ton marché (UE/RU/US, règles sectorielles, étiquetage) ?
- Comment souhaites-tu organiser le contrôle qualité (AQL, pré-expédition, tests par lots) ?
Documents à préparer dès maintenant
- Fiche produit (spécifications, tolérances, finition, emballage, étiquetage)
- Checklist qualité (critères d’acceptation + méthode de mesure)
- Modèle RFI (Request for Information) pour les fournisseurs
- Vue des risques (points critiques : matières, délais, conformité, dépendances)
Signaux d’alerte
- Impossible de rendre les exigences concrètes (« à peu près bon » / « comme d’habitude »).
- Pas de budget ni de volume clair : les fournisseurs chiffrent « au feeling ».
- La conformité est repoussée (« on verra plus tard »).
Étape 2 — Shortlist
Objectif
Passer d’un marché large à une shortlist de fournisseurs qui correspondent à tes exigences, volumes et niveau de qualité.
Liste de questions (screening)
- Êtes-vous fabricant, négociant ou agent ? Où se fait la production ?
- Depuis combien de temps l’entreprise existe-t-elle et quelle est sa spécialité ?
- Quel est le minimum de commande (MOQ) et comment fonctionnent les paliers de prix ?
- Pouvez-vous fournir des références (secteurs/pays) ou des cas d’usage ?
- Quels contrôles qualité internes réalisez-vous (et comment sont-ils documentés) ?
- Quelles conditions de paiement sont possibles (acompte, LC, compte ouvert) ?
- Quel est le délai standard (et quels sont les goulots d’étranglement) ?
Documents à demander
- Immatriculation (équivalent registre/Chambre de commerce / licence)
- Infos usine (adresse, photos, capacité, parc machines, effectifs)
- Certificats (uniquement pertinents pour ton produit/ton marché)
- Fiche technique + informations matières
- PI exemple (facture pro forma) avec incoterms, indication code SH, délai
Signaux d’alerte
- Refus de partager les documents de base ou promesses répétées « plus tard ».
- Discours commercial trop large (« on fait tout ») sans maîtrise de ton produit.
- Prix anormalement bas sans explication (matières/finition divergent souvent).
- Interlocuteur changeant : pas de responsable identifié.
Étape 3 — Visite (ou audit à distance)
Objectif
Vérifier que le fournisseur peut réellement produire comme promis : capacité, maîtrise du process, culture qualité et traçabilité.
Liste de questions (focus audit)
- À quoi ressemble le process de production étape par étape (y compris points de contrôle critiques) ?
- Comment les matières premières et les lots sont-ils enregistrés (traçabilité) ?
- Comment gérez-vous les non-conformités (NCR) ?
- Quels instruments de mesure utilisez-vous et comment sont-ils étalonnés ?
- Quelle est la capacité réelle par semaine/mois et comment gérez-vous les pics ?
- Comment le personnel est-il formé et qui est responsable final de la qualité ?
- Comment gérez-vous l’emballage, le stockage et l’expédition (humidité, casse, étiquetage) ?
Documents à consulter (sur place ou en visio)
- Rapports QC (récents, anonymisés si besoin) + relevés de mesures
- Instructions process (SOP) pour les étapes critiques
- Registre d’étalonnage des instruments
- Exemples de lots et de traçabilité
- Gestion des réclamations (CAPA) : exemples
Signaux d’alerte
- Impossible de voir la production, ou uniquement une visite “vitrine” sans détails.
- Documentation quasi inexistante ou manifestement “toute fraîche”.
- Pas de traçabilité : les lots sont introuvables.
- Dépendance forte à une seule personne (« s’il/elle n’est pas là, tout s’arrête »).
Étape 4 — Échantillons
Objectif
Tester la capacité du fournisseur à transformer tes exigences en produit reproductible, ainsi que la communication, la réactivité et le niveau de détail.
Liste de questions (phase échantillons)
- Quelles options d’échantillons (modèle existant, prototype sur mesure, pré-série) ?
- Quel délai et quel coût (y compris outillage/moules si pertinent) ?
- Quelles matières et composants exacts (spéc + fournisseur) ?
- Pouvez-vous fournir un échantillon avec rapport de mesure ?
- Quelles modifications sont possibles sans impact sur délai/prix ?
Documents liés aux échantillons
- Formulaire d’approbation (accepté/refusé, avec photos et mesures)
- Journal de révision (v1, v2, v3… ce qui change et pourquoi)
- Spécification packaging (étiquettes, codes-barres, notice, langue, avertissements)
Signaux d’alerte
- L’échantillon ne respecte pas les specs sans explication.
- Beaucoup de “oui oui”, peu de preuves chiffrées ou visuelles.
- Aucune traçabilité des révisions : changements non documentés.
Étape 5 — Commande test
Objectif
Prouver que tout fonctionne : production, contrôle qualité, emballage, logistique et documents — en conditions réalistes.
Liste de questions (commande test)
- Quel périmètre exact : taille du lot, variantes, emballage, délai ?
- Quel contrôle qualité : en ligne, pré-expédition, échantillonnage (AQL) ?
- Que se passe-t-il en cas de non-conformité : retouche, remise, avoir, rebut ?
- Quel incoterm et qui gère transport/douane ?
- Quel mode de paiement et quels jalons (ex. 30/70, ou après validation QC) ?
Documents pour la commande test
- Purchase Order (PO) avec specs, tolérances, packaging, incoterm, délai
- Facture pro forma (PI) + échéancier
- Plan QC (quoi mesurer, comment, quand, critères d’acceptation)
- Docs d’expédition (packing list, facture, origine, indication code SH)
Signaux d’alerte
- Le fournisseur veut modifier PO/PI « pour aller plus vite » sans révision écrite.
- Pression pour payer 100% avant QC ou avant expédition sans justification.
- Retards répétés avec raisons vagues et sans plan réaliste mis à jour.
Étape 6 — Montée en charge
Objectif
Passer d’une commande test réussie à une fourniture stable : clauses contractuelles, assurance qualité et continuité.
Liste de questions (stabilité & croissance)
- Comment maintenir la qualité à volume plus élevé (lignes, QC, audits) ?
- Quels back-ups pour matières/composants critiques ?
- Comment justifier les variations de prix (indice matières, change, énergie) ?
- Quel cycle de planification (prévision, confirmation, plan prod, buffer) ?
- Quelles garanties SLA (OTIF, taux de défaut, temps de réponse) ?
Documents & accords à formaliser
- Accord-cadre ou contrat d’approvisionnement (prix, MOQ, délai, garanties)
- Accord qualité (critères, AQL, CAPA, audits, traçabilité)
- Change control (changement matière/process uniquement après validation écrite)
- Accords IP/design (si design, moules, labels propres)
- Plan de continuité (second source, stock de sécurité, escalade)
Signaux d’alerte
- Refus du change control (« on optimise parfois »).
- Manque de transparence sur sous-traitants ou matières.
- Pas de solution durable aux problèmes récurrents (CAPA faible).
Annexe pratique : templates réutilisables (court)
1) RFI (Request for Information) – champs minimum
- Nom, rôle (fabricant/négociant), sites de production
- MOQ, paliers, délais, incoterms
- Process QC + exemples de reporting
- Certificats disponibles (uniquement pertinents)
- Références/cas (anonymisé ok)
2) Approbation échantillon – essentiels
- Specs & mesures (avec photos)
- Écarts + décision par point
- Révisions + deadline du prochain échantillon
3) QC commande test – essentiels
- Niveau d’échantillonnage (ex. AQL) + contrôles critiques
- Critères d’acceptation par défaut
- Procédure en cas d’échec (retouche, re-contrôle, re-fabrication, avoir)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
- Aller trop vite sur le prix : comparer d’abord specs, process et preuves.
- Pas de contrôle de version : travailler avec révisions pour specs et échantillons.
- QC trop tard : définir le plan QC avant le lancement de production.
- Dépendance fournisseur : penser tôt à une seconde source ou des buffers.
Comment MAROQ aide en tant que partenaire de processus
- Structure : intake, templates, décisions par phase.
- Screening : shortlist selon critères vérifiables + contrôle documents.
- Contrôle : préparation audits, validation échantillons/commande test, escalade en cas de soucis.
- Réutilisable : un processus à répéter pour de nouveaux produits.
