Waarom een checklist het verschil maakt
Sourcing gaat zelden mis door één grote fout. Meestal stapelen kleine aannames zich op: onduidelijke specificaties, te veel vertrouwen in een eerste indruk, ontbrekende documenten, of een proeforder die nooit echt is getest. Een vaste checklist dwingt structuur af, maakt afspraken controleerbaar en verkleint de kans op kostbare verrassingen.
Rol van MAROQ: als procespartner zorgen we voor een heldere flow, screening en controleerbare stappen. Jij behoudt de regie; het proces wordt meetbaar en herhaalbaar.
Overzicht: sourcing-fasen in 6 stappen
- Intake – doelen, eisen en risico’s scherp zetten
- Shortlist – leveranciers vinden, vergelijken en filteren
- Bedrijfsbezoek (of remote audit) – capaciteit en betrouwbaarheid verifiëren
- Samples – kwaliteit, specificaties en communicatie testen
- Proeforder – proces onder realistische omstandigheden bewijzen
- Opschalen – contracten, kwaliteitsborging en continuïteit borgen
Stap 1 — Intake
Doel
De vraag vertalen naar concrete, toetsbare eisen. Zonder intake heb je geen vergelijkingsbasis en kun je leveranciers niet eerlijk beoordelen.
Vragenlijst (praktisch)
- Wat is het product (varianten/formaten), en wat is het beoogde gebruik?
- Wat zijn de must-haves en wat zijn nice-to-haves (kwaliteit, materiaal, verpakking, certificaten)?
- Wat is het verwachte volume per maand/kwartaal en het groeiscenario?
- Welke tolerantie is acceptabel (maat, kleur, gewicht, prestaties)?
- Wat is de targetprijs en welke incoterm past (bijv. EXW/FOB/CIF/DDP)?
- Welke doorlooptijd is maximaal toegestaan (productie + transport + douane)?
- Welke compliance-eisen gelden voor jouw markt (EU/UK/US, sectorregels, labeling)?
- Hoe wil je kwaliteitscontrole organiseren (AQL, pre-shipment, batchtests)?
Documenten die je nu al opstelt
- Productbrief (specificaties, tolerantie, afwerking, verpakking, labeling)
- Quality checklist (acceptatiecriteria + meetmethode)
- RFI-template (Request for Information) voor leveranciers
- Risico-overzicht (kritieke punten: materiaal, levertijd, compliance, afhankelijkheden)
Rode vlaggen
- Je kunt eisen niet concretiseren (“ongeveer goed” / “zoals gebruikelijk”).
- Geen duidelijk budget of volume: leveranciers prijzen dan “op gevoel”.
- Compliance wordt pas later besproken (“komt wel goed”).
Stap 2 — Shortlist
Doel
Van een brede markt naar een shortlist met leveranciers die passen bij jouw eisen, volumes en kwaliteitsniveau.
Vragenlijst (screening)
- Ben je fabrikant, handelshuis of agent? Waar vindt productie plaats?
- Hoe lang bestaat het bedrijf, en wat is de kernspecialisatie?
- Wat is de minimale order (MOQ) en hoe werken prijsstaffels?
- Kun je referenties geven (sector/landen) of case-examples?
- Welke kwaliteitscontroles doen jullie intern (en hoe wordt dit vastgelegd)?
- Welke betalingsvoorwaarden zijn mogelijk (deposit, LC, open account)?
- Wat is de normale lead time (en wat zijn de bottlenecks)?
Documenten om op te vragen
- Bedrijfsregistratie (Kamer van Koophandel equivalent / license)
- Fabrieksinfo (adres, foto’s, capaciteit, machinepark, headcount)
- Certificaten (alleen relevant voor jouw product/markt)
- Productdatasheet + materiaalinformatie
- Voorbeeld-PI (proforma invoice) met incoterms, HS-code indicatie, levertijd
Rode vlaggen
- Onwil om basisdocumenten te delen of steeds “later” beloven.
- Verkoop praat over alles (“we maken alles”) zonder diepte in jouw product.
- Prijs is extreem laag zonder verklaring (materiaal/afwerking wijkt vaak af).
- Contact wisselt steeds van persoon of kanaal; geen vaste verantwoordelijke.
Stap 3 — Bedrijfsbezoek (of remote audit)
Doel
Verifiëren dat de leverancier echt kan produceren zoals beloofd: capaciteit, procesbeheersing, kwaliteitscultuur en traceerbaarheid.
Vragenlijst (auditfocus)
- Hoe ziet het productieproces stap voor stap eruit (incl. kritieke controlepunten)?
- Hoe worden grondstoffen en batches geregistreerd (traceability)?
- Hoe gaat men om met afwijkingen (NCR: non-conformance reports)?
- Welke meetmiddelen worden gebruikt en hoe worden ze gekalibreerd?
- Wat is de echte capaciteit per week/maand en hoe wordt piekdrukte opgevangen?
- Hoe wordt personeel getraind en wie is eindverantwoordelijk voor kwaliteit?
- Hoe worden verpakking, opslag en verzending beheerd (vocht, breuk, etikettering)?
Documenten om te bekijken (op locatie of via call)
- QC-rapporten (recent, geanonimiseerd kan) + meetregistraties
- Procesinstructies (SOP’s) voor kritieke stappen
- Kalibratielog van meetinstrumenten
- Batch- en traceability voorbeelden
- Klachtenafhandeling (CAPA: Corrective/Preventive Actions) voorbeelden
Rode vlaggen
- Je mag de productie niet zien of alleen een “showroom-ronde” zonder details.
- Documentatie bestaat nauwelijks of is duidelijk “net gemaakt”.
- Geen traceerbaarheid: men kan batches niet terugvinden.
- Grote afhankelijkheid van één persoon (“als hij er niet is, ligt alles stil”).
Stap 4 — Samples
Doel
Testen of de leverancier jouw eisen kan vertalen naar een reproduceerbaar product, inclusief communicatie, snelheid en detailniveau.
Vragenlijst (samplefase)
- Welke sample-opties zijn er (bestaand model, custom prototype, pre-production sample)?
- Wat is de sample-lead time en wat kost het (incl. tooling/mallen als relevant)?
- Welke materialen en componenten worden exact gebruikt (spec + leverancier)?
- Kunnen jullie een sample met meetrapport leveren?
- Welke aanpassingen zijn mogelijk zonder impact op levertijd/prijs?
Documenten die je koppelt aan samples
- Sample approval form (wat keur je goed/af, met foto’s en meetwaarden)
- Revisielog (versie 1, 2, 3… wat is gewijzigd en waarom)
- Packaging spec (etiketten, barcodes, handleiding, taal, waarschuwingen)
Rode vlaggen
- Sample wijkt af van afgesproken specs, zonder uitleg.
- Veel “ja ja” communicatie, weinig concrete bevestiging in cijfers of foto’s.
- Geen revisiespoor: veranderingen zijn niet traceerbaar.
Stap 5 — Proeforder
Doel
Bewijzen dat het hele proces klopt: productie, kwaliteitscontrole, verpakking, logistiek en documentatie — onder realistische omstandigheden.
Vragenlijst (proeforder-check)
- Wat is de exacte scope: batchgrootte, varianten, verpakking, levertijd?
- Welke kwaliteitscontrole doen we: inline, pre-shipment, steekproef (AQL)?
- Wat gebeurt er bij afwijkingen: herproductie, korting, credit, scrap?
- Welke leverconditie gebruiken we en wie regelt transport/douane?
- Welke betaalmethode en milestones (bijv. 30/70, of na QC-release)?
Documenten voor de proeforder
- Purchase Order (PO) met specs, tolerantie, verpakking, incoterm en levertijd
- Proforma Invoice (PI) + betalingsschema
- QC-plan (wat wordt gemeten, hoe, wanneer, acceptatiecriteria)
- Shipping docs (paklijst, factuur, oorsprong, HS-code indicatie)
Rode vlaggen
- Leverancier wil afwijken van PO/PI “om het sneller te maken” zonder schriftelijke revisie.
- Druk om volledige betaling vóór QC of vóór verzending zonder onderbouwing.
- Herhaalde vertragingen met vage redenen en geen nieuw realistisch plan.
Stap 6 — Opschalen
Doel
Van een succesvolle proeforder naar stabiele levering op volume: heldere contractafspraken, kwaliteitsborging en continuïteit.
Vragenlijst (stabiliteit en groei)
- Hoe borgen we kwaliteit bij hogere volumes (extra lijnen, extra QC, audits)?
- Welke back-up is er voor kritieke onderdelen/materialen?
- Hoe worden prijswijzigingen onderbouwd (grondstofindex, wisselkoers, energie)?
- Wat is de planningcyclus (forecast, bevestiging, productieplanning, buffer)?
- Welke SLA-afspraken zijn haalbaar (OTIF, defect rate, responstijd)?
Documenten & afspraken om vast te leggen
- Framework agreement of leveringscontract (prijsmechanisme, MOQ, lead time, garanties)
- Quality agreement (acceptatiecriteria, AQL, CAPA, audits, traceability)
- Change control (wijzigingen in materiaal/proces alleen na schriftelijke approval)
- IP/ontwerpafspraken (als je werkt met eigen ontwerp, mallen of labels)
- Continuïteitsplan (second source, veiligheidsvoorraad, escalatiepad)
Rode vlaggen
- Leverancier weigert change control (“we optimaliseren soms dingen”).
- Geen transparantie over subleveranciers of grondstoffen.
- Geen structurele oplossing voor terugkerende afwijkingen (geen CAPA-discipline).
Praktische bijlage: herbruikbare templates (kort)
1) RFI (Request for Information) – minimumvelden
- Bedrijfsnaam, rol (fabrikant/handel), productielocatie(s)
- MOQ, prijsstaffels, lead time, incoterms
- QC-proces + voorbeelden van rapportage
- Beschikbare certificaten (alleen relevant voor jouw markt)
- Referenties/cases (geanonimiseerd mag)
2) Sample Approval – kernpunten
- Specs & meetwaarden (met foto’s)
- Afwijkingen + akkoord/afkeur per punt
- Revisieafspraken en deadline voor nieuwe sample
3) Proeforder QC – kernpunten
- Steekproefniveau (bijv. AQL) en kritieke controles
- Acceptatiecriteria per defecttype
- Procedure bij fail (rework, re-inspect, re-produce, credit)
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Te snel naar prijs: vergelijk eerst op specs, proces en bewijsstukken.
- Geen schriftelijke versiecontrole: werk met revisies voor specs en samples.
- QC pas achteraf: leg QC-plan vast vóór productie start.
- Afhankelijkheid van één leverancier: denk vroeg aan second source of buffers.
Hoe MAROQ helpt als procespartner
- Structuur: intake, templates en duidelijke beslismomenten per fase.
- Screening: shortlist op basis van controleerbare criteria en documentcheck.
- Controle: voorbereiding van audits, sample- en proeforder-acceptatie, escalatie bij issues.
- Herhaalbaarheid: een proces dat je bij nieuwe producten opnieuw kunt gebruiken.
