Warum entstehen Missverständnisse in der internationalen Zusammenarbeit?
Missverständnisse entstehen selten aus „böser Absicht“. Häufig sind sie die Folge von Unterschieden im Kontext: wie kommuniziert wird, wie Absprachen interpretiert werden und wie Entscheidungen zustande kommen. In der Zusammenarbeit zwischen niederländischen und marokkanischen Parteien kommen praktische Faktoren hinzu, wie Sprache, Zeitdruck, unterschiedliche Arbeitsweisen und die Nutzung von WhatsApp oder Telefonaten statt E-Mail.
Die gute Nachricht: Mit einer klaren Struktur für Erwartungen, Absprachen und Nachverfolgung lässt sich die meiste Misskommunikation vermeiden.
1) Mit gemeinsamen Erwartungen starten (noch vor dem ersten Auftrag)
Eine Zusammenarbeit läuft am reibungslosesten, wenn beide Parteien dasselbe Bild davon haben, was „Erfolg“ bedeutet. Das klingt selbstverständlich, wird aber oft zu spät ausdrücklich gemacht.
Erwartungen konkret machen
- Ziel und Umfang: was genau ist der Auftrag und was fällt ausdrücklich nicht darunter?
- Qualität: welchen Standard setzt ihr an (Material, Toleranzen, Zertifikate, Fotos/Muster, Kontrollpunkte)?
- Durchlaufzeit: welche Lead Times sind realistisch und welche Zeitpunkte sind kritisch?
- Kommunikation: über welche Kanäle, wie häufig und wer entscheidet?
- Budget und Preislogik: ist der Preis all-in, ohne Transport, inklusive Verpackung, inklusive Zollformalitäten usw.?
Beispiele und Referenzen nutzen
Bilder und Beispiele funktionieren international oft besser als allgemeine Begriffe. Denk an Referenzfotos, Spezifikationsblätter, Verpackungs-Mock-ups oder einen bestehenden Produktlink. Das verhindert Diskussionen über Interpretationen („was meinen wir mit premium, stabil oder schneller Lieferung?“).
2) Absprachen so festhalten, dass es für beide Seiten praktikabel ist
Ein Vertrag ist wichtig, aber in der Praxis läuft viel tägliche Abstimmung über kurze Nachrichten. Die Kunst ist, Absprachen zu dokumentieren, ohne den Prozess unnötig schwer zu machen.
Mit einem einseitigen „Absprachenblatt“ arbeiten
Ein kompaktes Dokument (oder eine geteilte Datei) mit den Kernpunkten hilft enorm. Halte es einfach und aktuell:
- Ansprechpartner + Ersatzkontakt
- Produkt/Lieferung: Version, Stückzahlen, Spezifikationen
- Preise, Zahlungszeitpunkte, Währung
- Lieferbedingungen + Incoterms (z. B. EXW/FOB/CIF), sofern relevant
- Kontrolle: wer prüft was, wann, wie wird eine Abweichung gemeldet?
- Eskalationspfad: was tun wir bei Verzögerung, Schaden oder Qualitätsproblem?
Implizite Absprachen explizit machen
Viele Missverständnisse stecken in „Annahmen“. Beispiele:
- Wer organisiert Transport und Versicherung?
- Was ist die Verpackungseinheit und Kennzeichnung?
- Wie ist das Vorgehen bei Änderungen (Preis, Rohstoff, Design)?
- Wann gilt etwas als „freigegeben“: nach Foto, Muster oder physischer Inspektion?
3) Für eindeutige Kommunikation sorgen: eine einzige Quelle der Wahrheit
Wenn Informationen über E-Mail, WhatsApp, Telefonate und einzelne PDFs verteilt sind, entstehen Versionsprobleme. Die eine Seite arbeitet mit „Version A“, die andere mit „Version B“.
Praktischer Ansatz
- Mit Versionen arbeiten: Datum/Versionsnummer auf Angebote, Spezifikationen und Packlisten setzen.
- Entscheidungen zusammenfassen: nach einem Call oder einer WhatsApp-Diskussion: „Zusammenfassung: wir liefern X, Stückzahlen Y, Lieferdatum Z.“
- Kanäle begrenzen: einen primären Kanal für Absprachen wählen (z. B. E-Mail oder geteiltes Dokument) und WhatsApp für kurze operative Updates nutzen.
4) Verständnis bestätigen: die „Closed-Loop“-Methode
Eine der effektivsten Techniken gegen Misskommunikation ist das aktive Prüfen des Verständnisses: lass die andere Seite in eigenen Worten bestätigen, was vereinbart wurde. Das klingt formell, kann aber sehr kurz und freundlich sein.
Beispiele
- „Kannst du kurz bestätigen, welche Spezifikationsversion du verwendest?“
- „Kannst du die Stückzahlen pro Variante kurz zurückschicken, damit wir sicher dasselbe meinen?“
- „Kannst du den Zeitplan stichpunktartig bestätigen: Start, Zwischenkontrolle, fertig, Versand?“
5) Nachverfolgung standardisieren: Rhythmus, Checkpoints und Aufgaben
Nachverfolgung ist oft der Unterschied zwischen einer Zusammenarbeit, die „gut startet“, und einer Zusammenarbeit, die dauerhaft gut bleibt. Gerade in Produktion, Sourcing und Logistik hilft ein fester Rhythmus.
Mit festen Checkpoints arbeiten
- Kick-off: Umfang, Spezifikationen, Planung, Rollen bestätigen.
- Zwischenkontrolle: Fotos, Messprotokoll, Muster oder Inspektion.
- Pre-Shipment: Packliste, Stückzahlen, Kennzeichnung, Dokumente.
- After-Action: Auswertung nach Lieferung (was lief gut, was kann besser werden?).
Aufgaben mit Verantwortlichem und Deadline festhalten
Schreib nicht nur „wir kümmern uns darum“, sondern: wer kümmert sich um was bis wann. Das verhindert, dass Aufgaben „untergehen“.
6) Ohne Schaden eskalieren: vorab festlegen, wie ihr Probleme löst
Probleme gehören zum Unternehmertum: Verzögerungen, Abweichungen, Missverständnisse. Entscheidend ist, wie man damit umgeht. Wenn ihr vorab einen Eskalationspfad vereinbart, wird ein Problem nicht sofort persönlich.
Nützliche Vereinbarungen
- Wann ist etwas ein „Vorfall“ versus ein „strukturelles Problem“?
- Was ist der erste Schritt: zusätzliche Kontrolle, Nacharbeit, Rabatt, Ersatz?
- Wer entscheidet bei Uneinigkeit (und innerhalb welcher Frist)?
Die Rolle von MAROQ: Vermittler und Übersetzungsbrücke zwischen Parteien
MAROQ unterstützt die Zusammenarbeit zwischen niederländischen und marokkanischen Parteien, indem Erwartungen geschärft, Absprachen strukturiert und Missverständnisse früh erkannt werden. Zum Beispiel:
- Unterstützung bei der Formulierung eines klaren Briefings und von Spezifikationen
- Mitdenken über praktikable Absprachen und Checkpoints
- Kommunikation straffen (Zusammenfassungen, Aufgaben, Versionskontrolle)
- Vermitteln, wenn Interpretationen auseinanderlaufen
Diese „Übersetzungsbrücke“ bringt Ruhe in den Prozess und ermöglicht beiden Parteien, sich auf Qualität und Ergebnis zu konzentrieren.
