Por qué una checklist marca la diferencia
El sourcing rara vez falla por un gran error. Lo habitual es que se acumulen pequeñas suposiciones: especificaciones poco claras, demasiada confianza en una primera impresión, documentos faltantes o un pedido de prueba que nunca se evaluó de verdad. Una checklist fija aporta estructura, hace verificables los acuerdos y reduce el riesgo de sorpresas costosas.
El rol de MAROQ: como socio de proceso aportamos un flujo claro, screening y pasos verificables. Tú mantienes el control; el proceso se vuelve medible y repetible.
Resumen: fases de sourcing en 6 pasos
- Intake – definir objetivos, requisitos y riesgos
- Shortlist – encontrar, comparar y filtrar proveedores
- Visita (o auditoría remota) – verificar capacidad y fiabilidad
- Muestras – probar calidad, especificaciones y comunicación
- Pedido de prueba – demostrar el proceso en condiciones reales
- Escalar – asegurar contratos, control de calidad y continuidad
Paso 1 — Intake
Objetivo
Traducir la necesidad a requisitos concretos y verificables. Sin intake no hay base de comparación y no se puede evaluar a los proveedores de forma justa.
Lista de preguntas (práctica)
- ¿Cuál es el producto (variantes/formatos) y cuál es el uso previsto?
- ¿Cuáles son los imprescindibles y cuáles los deseables (calidad, material, embalaje, certificados)?
- ¿Qué volumen esperas por mes/trimestre y cuál es el escenario de crecimiento?
- ¿Qué tolerancia es aceptable (medidas, color, peso, rendimiento)?
- ¿Cuál es el precio objetivo y qué incoterm encaja (p. ej., EXW/FOB/CIF/DDP)?
- ¿Qué plazo máximo es aceptable (producción + transporte + aduana)?
- ¿Qué requisitos de cumplimiento aplican a tu mercado (UE/RU/EE. UU., reglas sectoriales, etiquetado)?
- ¿Cómo quieres organizar el control de calidad (AQL, pre-embarque, tests por lote)?
Documentos que preparas desde el inicio
- Ficha de producto (especificaciones, tolerancias, acabado, embalaje, etiquetado)
- Checklist de calidad (criterios de aceptación + método de medición)
- Plantilla RFI (Request for Information) para proveedores
- Resumen de riesgos (puntos críticos: materiales, plazos, cumplimiento, dependencias)
Señales de alerta
- No puedes concretar los requisitos (“más o menos bien” / “como siempre”).
- No hay presupuesto o volumen claro: los proveedores cotizan “a ojo”.
- El cumplimiento se deja para después (“ya lo arreglaremos”).
Paso 2 — Shortlist
Objetivo
Pasar de un mercado amplio a una shortlist de proveedores que encajen con tus requisitos, volúmenes y nivel de calidad.
Lista de preguntas (screening)
- ¿Eres fabricante, comercializadora o agente? ¿Dónde se produce?
- ¿Cuánto tiempo lleva la empresa y cuál es su especialidad principal?
- ¿Cuál es el mínimo de pedido (MOQ) y cómo funcionan los tramos de precio?
- ¿Puedes dar referencias (sectores/países) o casos de ejemplo?
- ¿Qué controles de calidad internos realizáis (y cómo se documentan)?
- ¿Qué condiciones de pago son posibles (anticipo, LC, cuenta abierta)?
- ¿Cuál es el lead time habitual (y cuáles son los cuellos de botella)?
Documentos a solicitar
- Registro mercantil (equivalente Cámara/registro / licencia)
- Información de fábrica (dirección, fotos, capacidad, maquinaria, personal)
- Certificados (solo relevantes para tu producto/mercado)
- Ficha técnica + info de materiales
- PI de ejemplo (proforma) con incoterms, indicación de HS, lead time
Señales de alerta
- Reticencia a compartir documentos básicos o promesas repetidas “más tarde”.
- El comercial dice que hace de todo (“hacemos todo”) sin profundidad en tu producto.
- Precio extremadamente bajo sin explicación (material/acabado suele diferir).
- El contacto cambia constantemente de persona o canal; no hay responsable fijo.
Paso 3 — Visita (o auditoría remota)
Objetivo
Verificar que el proveedor realmente puede producir como promete: capacidad, control de proceso, cultura de calidad y trazabilidad.
Lista de preguntas (enfoque de auditoría)
- ¿Cómo es el proceso de producción paso a paso (incl. puntos críticos de control)?
- ¿Cómo se registran las materias primas y los lotes (trazabilidad)?
- ¿Cómo se gestionan las desviaciones (NCR: non-conformance reports)?
- ¿Qué instrumentos de medición se usan y cómo se calibran?
- ¿Cuál es la capacidad real por semana/mes y cómo se gestiona un pico de demanda?
- ¿Cómo se forma al personal y quién es responsable final de calidad?
- ¿Cómo se gestionan embalaje, almacenamiento y envío (humedad, rotura, etiquetado)?
Documentos a revisar (en planta o por videollamada)
- Informes de QC (recientes, anonimizable) + registros de medición
- Instrucciones de proceso (SOP) para pasos críticos
- Registro de calibración de instrumentos
- Ejemplos de lotes y trazabilidad
- Gestión de reclamaciones (CAPA): ejemplos
Señales de alerta
- No puedes ver la producción o solo una visita “de escaparate” sin detalles.
- La documentación es mínima o claramente “recién hecha”.
- No hay trazabilidad: no se pueden localizar los lotes.
- Gran dependencia de una sola persona (“si no está, todo se detiene”).
Paso 4 — Muestras
Objetivo
Probar si el proveedor puede traducir tus requisitos en un producto reproducible, además de comunicación, velocidad y nivel de detalle.
Lista de preguntas (fase de muestras)
- ¿Qué opciones de muestras existen (modelo existente, prototipo a medida, muestra de preproducción)?
- ¿Cuál es el lead time y el coste (incl. tooling/moldes si aplica)?
- ¿Qué materiales y componentes exactos se usan (spec + proveedor)?
- ¿Podéis entregar una muestra con informe de medición?
- ¿Qué cambios son posibles sin afectar plazo/precio?
Documentos vinculados a muestras
- Formulario de aprobación (qué apruebas/rechazas, con fotos y medidas)
- Registro de revisiones (v1, v2, v3… qué cambió y por qué)
- Especificación de packaging (etiquetas, códigos de barras, manual, idioma, advertencias)
Señales de alerta
- La muestra difiere de las specs acordadas sin explicación.
- Mucha comunicación de “sí, sí”, poca confirmación concreta en números o fotos.
- No hay trazabilidad de revisiones: cambios no documentados.
Paso 5 — Pedido de prueba
Objetivo
Demostrar que todo el proceso funciona: producción, control de calidad, embalaje, logística y documentación — en condiciones realistas.
Lista de preguntas (pedido de prueba)
- ¿Cuál es el alcance exacto: tamaño de lote, variantes, packaging, lead time?
- ¿Qué control de calidad hacemos: en línea, pre-embarque, muestreo (AQL)?
- ¿Qué ocurre si hay desviaciones: retrabajo, descuento, abono, scrap?
- ¿Qué incoterm usamos y quién gestiona transporte/aduana?
- ¿Qué método de pago y hitos (p. ej., 30/70 o tras liberación de QC)?
Documentos para el pedido de prueba
- Purchase Order (PO) con specs, tolerancias, packaging, incoterm y lead time
- Proforma Invoice (PI) + calendario de pagos
- Plan de QC (qué se mide, cómo, cuándo, criterios de aceptación)
- Docs de envío (packing list, factura, origen, indicación de HS)
Señales de alerta
- El proveedor quiere desviarse del PO/PI “para ir más rápido” sin revisión por escrito.
- Presión para pagar el 100% antes de QC o antes del envío sin fundamento.
- Retrasos repetidos con razones vagas y sin un nuevo plan realista.
Paso 6 — Escalar
Objetivo
Pasar de un pedido de prueba exitoso a suministro estable a volumen: acuerdos contractuales claros, aseguramiento de calidad y continuidad.
Lista de preguntas (estabilidad y crecimiento)
- ¿Cómo aseguramos la calidad en mayores volúmenes (más líneas, más QC, auditorías)?
- ¿Qué respaldo existe para piezas/materiales críticos?
- ¿Cómo se justifican cambios de precio (índice de materias, tipo de cambio, energía)?
- ¿Cuál es el ciclo de planificación (forecast, confirmación, planificación, buffer)?
- ¿Qué compromisos SLA son posibles (OTIF, tasa de defectos, tiempo de respuesta)?
Documentos y acuerdos a formalizar
- Acuerdo marco o contrato de suministro (mecanismo de precios, MOQ, lead time, garantías)
- Acuerdo de calidad (criterios, AQL, CAPA, auditorías, trazabilidad)
- Control de cambios (cambios de material/proceso solo con aprobación escrita)
- Acuerdos de IP/diseño (si trabajas con diseño propio, moldes o etiquetas)
- Plan de continuidad (second source, stock de seguridad, escalado)
Señales de alerta
- El proveedor rechaza el control de cambios (“a veces optimizamos”).
- No hay transparencia sobre subproveedores o materias primas.
- No hay solución estructural a problemas recurrentes (poca disciplina CAPA).
Anexo práctico: plantillas reutilizables (breve)
1) RFI (Request for Information) – campos mínimos
- Nombre, rol (fabricante/comercial), planta(s) de producción
- MOQ, tramos de precio, lead time, incoterms
- Proceso de QC + ejemplos de reporting
- Certificados disponibles (solo relevantes)
- Referencias/casos (anónimo ok)
2) Aprobación de muestra – esenciales
- Specs y mediciones (con fotos)
- Desviaciones + decisión por punto
- Acuerdos de revisión y fecha límite del próximo sample
3) QC de pedido de prueba – esenciales
- Nivel de muestreo (p. ej., AQL) y controles críticos
- Criterios de aceptación por tipo de defecto
- Procedimiento si falla (rework, re-inspección, re-producción, abono)
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Ir demasiado rápido al precio: primero compara specs, proceso y evidencias.
- Sin control de versiones por escrito: trabaja con revisiones para specs y muestras.
- QC demasiado tarde: define el plan de QC antes de iniciar producción.
- Dependencia de un proveedor: piensa pronto en un second source o buffers.
Cómo ayuda MAROQ como socio de proceso
- Estructura: intake, plantillas y puntos de decisión por fase.
- Screening: shortlist basada en criterios verificables y revisión documental.
- Control: preparación de auditorías, aprobación de muestras y pedido de prueba, escalado ante incidencias.
- Repetibilidad: un proceso reutilizable para nuevos productos.
