Waarom ontstaan misverstanden bij internationale samenwerking?
Misverstanden ontstaan zelden door “onwil”. Vaak zijn ze het gevolg van verschillen in context: hoe men communiceert, hoe afspraken worden geïnterpreteerd, en hoe beslissingen tot stand komen. In een samenwerking tussen Nederlandse en Marokkaanse partijen komen daar praktische factoren bij, zoals taal, tijdsdruk, andere werkwijzen en het gebruik van WhatsApp of telefonie in plaats van e-mail.
Het goede nieuws: met een duidelijke structuur voor verwachtingen, afspraken en opvolging kun je de meeste miscommunicatie voorkomen.
1) Begin met gedeelde verwachtingen (nog vóór de eerste opdracht)
Een samenwerking loopt het soepelst wanneer beide partijen hetzelfde beeld hebben van wat “succes” betekent. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar wordt vaak te laat expliciet gemaakt.
Maak verwachtingen concreet
- Doel en scope: wat is precies de opdracht, en wat valt er juist buiten?
- Kwaliteit: welke norm hanteer je (materiaal, toleranties, certificaten, foto’s/monsters, controlepunten)?
- Doorlooptijd: wat zijn realistische lead times en welke momenten zijn kritisch?
- Communicatie: via welke kanalen, met welke frequentie, en wie beslist?
- Budget en prijslogica: is de prijs all-in, exclusief transport, inclusief verpakking, inclusief douaneformaliteiten, enzovoort?
Gebruik voorbeelden en referenties
Beeld en voorbeelden werken internationaal vaak beter dan algemene termen. Denk aan voorbeeldfoto’s, specificatiebladen, verpakkingsmock-ups, of een bestaande productlink. Dit voorkomt discussie over interpretatie (“wat bedoelen we met premium, stevig, of snelle levering?”).
2) Leg afspraken vast op een manier die werkbaar is voor beide partijen
Een contract is belangrijk, maar in de praktijk gaat veel dagelijkse afstemming via korte berichten. De kunst is om afspraken te documenteren zonder het proces onnodig zwaar te maken.
Werk met een “afsprakenblad” (1 pagina)
Een compact document (of gedeeld bestand) met de kernpunten helpt enorm. Houd het simpel en up-to-date:
- Contactpersonen + back-up contact
- Product/levering: versie, aantallen, specificaties
- Prijzen, betalingsmomenten, valuta
- Levertermijnen + incoterms (bijv. EXW/FOB/CIF) indien relevant
- Controle: wie checkt wat, wanneer, hoe wordt afwijking gemeld?
- Escalatiepad: wat doen we bij vertraging, schade, of kwaliteitsissue?
Maak impliciete afspraken expliciet
Veel misverstanden zitten in “aannames”. Voorbeelden:
- Wie regelt transport en verzekering?
- Wat is de verpakkingseenheid en labeling?
- Wat is de procedure bij wijzigingen (prijs, grondstof, ontwerp)?
- Wanneer is iets “goedgekeurd”: na foto, monster, of fysieke inspectie?
3) Zorg voor eenduidige communicatie: één bron van waarheid
Wanneer informatie verspreid raakt over e-mail, WhatsApp, telefoontjes en losse PDF’s, ontstaan versieproblemen. De ene partij werkt met “versie A”, de ander met “versie B”.
Praktische aanpak
- Werk met versies: zet een datum/versienummer op offertes, specificaties en paklijsten.
- Vat besluiten samen: na een call of WhatsApp-discussie: “Samenvatting: we leveren X, aantallen Y, leverdatum Z.”
- Beperk het aantal kanalen: kies één primair kanaal voor afspraken (bijv. e-mail of gedeeld document) en gebruik WhatsApp voor korte operationele updates.
4) Bevestig begrip: de “closed-loop” methode
Een van de meest effectieve technieken tegen miscommunicatie is het actief verifiëren van begrip: laat de ander in eigen woorden bevestigen wat er is afgesproken. Dat klinkt formeel, maar kan heel kort en vriendelijk.
Voorbeelden
- “Kun je kort bevestigen welke specificatieversie je gebruikt?”
- “Kun je de aantallen per variant even terugsturen zodat we zeker hetzelfde bedoelen?”
- “Kun je de planning puntsgewijs bevestigen: start, tussencontrole, gereed, verzending?”
5) Maak opvolging standaard: ritme, checkpunten en actiepunten
Opvolging is vaak het verschil tussen een samenwerking die “goed begint” en een samenwerking die structureel goed blijft. Zeker bij productie, sourcing en logistiek helpt een vast ritme.
Werk met vaste checkpunten
- Kick-off: bevestig scope, specs, planning, rollen.
- Tussencontrole: foto’s, meetrapport, sample, of inspectie.
- Pre-shipment: paklijst, aantallen, labeling, documenten.
- After-action: evaluatie na levering (wat ging goed, wat kan beter?).
Gebruik actiepunten met eigenaar en deadline
Schrijf niet alleen “we regelen dat”, maar: wie regelt wat voor wanneer. Dat voorkomt dat taken “tussen wal en schip” vallen.
6) Escalatie zonder schade: spreek vooraf af hoe je problemen oplost
Problemen horen bij ondernemen: vertraging, afwijking, misverstand. Het gaat erom hoe je ermee omgaat. Als je vooraf een escalatiepad afspreekt, voorkom je dat een issue meteen persoonlijk wordt.
Handige afspraken
- Wanneer is iets een “incident” versus een “structureel probleem”?
- Wat is de eerste stap: extra controle, herwerk, korting, vervanging?
- Wie beslist bij onenigheid (en binnen welke termijn)?
De rol van MAROQ: bemiddelaar en vertaalslag tussen partijen
MAROQ ondersteunt samenwerking tussen Nederlandse en Marokkaanse partijen door verwachtingen scherp te krijgen, afspraken te structureren en misverstanden vroeg te signaleren. Denk aan:
- Helpen bij het formuleren van heldere briefing en specificaties
- Meedenken over werkbare afspraken en checkpunten
- Communicatie stroomlijnen (samenvattingen, actiepunten, versiebeheer)
- Bemiddelen wanneer interpretaties uiteenlopen
Door deze “vertaalslag” ontstaat er rust in het proces en kunnen beide partijen zich richten op kwaliteit en resultaat.
