¿Por qué surgen malentendidos en la colaboración internacional?
Los malentendidos rara vez se deben a “mala intención”. A menudo son consecuencia de diferencias de contexto: cómo se comunica la gente, cómo se interpretan los acuerdos y cómo se toman las decisiones. En una colaboración entre partes neerlandesas y marroquíes también influyen factores prácticos, como el idioma, la presión del tiempo, distintas formas de trabajo y el uso de WhatsApp o llamadas telefónicas en lugar de correo electrónico.
La buena noticia: con una estructura clara de expectativas, acuerdos y seguimiento, puedes evitar la mayoría de los malentendidos.
1) Empieza con expectativas compartidas (incluso antes del primer encargo)
La colaboración fluye mejor cuando ambas partes tienen la misma idea de lo que significa el “éxito”. Parece obvio, pero a menudo se hace explícito demasiado tarde.
Haz que las expectativas sean concretas
- Objetivo y alcance: ¿cuál es exactamente el encargo y qué queda explícitamente fuera?
- Calidad: ¿qué estándar aplicas (materiales, tolerancias, certificados, fotos/muestras, puntos de control)?
- Plazos: ¿cuáles son plazos realistas y qué momentos son críticos?
- Comunicación: ¿por qué canales, con qué frecuencia y quién decide?
- Presupuesto y lógica de precios: ¿el precio es todo incluido, excluye transporte, incluye embalaje, incluye trámites aduaneros, etc.?
Usa ejemplos y referencias
Las imágenes y los ejemplos suelen funcionar mejor a nivel internacional que los términos generales. Piensa en fotos de referencia, hojas de especificaciones, mock-ups de embalaje o un enlace a un producto existente. Esto evita discusiones de interpretación (“¿qué entendemos por premium, resistente o entrega rápida?”).
2) Deja los acuerdos por escrito de una forma viable para ambas partes
Un contrato es importante, pero en la práctica gran parte de la coordinación diaria se hace con mensajes cortos. El arte está en documentar acuerdos sin hacer el proceso innecesariamente pesado.
Trabaja con una “hoja de acuerdos” (1 página)
Un documento compacto (o un archivo compartido) con los puntos clave ayuda muchísimo. Mantenlo simple y actualizado:
- Contactos + contacto de respaldo
- Producto/entrega: versión, cantidades, especificaciones
- Precios, momentos de pago, moneda
- Condiciones de entrega + Incoterms (p. ej., EXW/FOB/CIF) si corresponde
- Control: quién verifica qué, cuándo, cómo se reporta una desviación
- Vía de escalado: qué hacemos ante retraso, daño o problema de calidad
Haz explícitos los acuerdos implícitos
Muchos malentendidos están en las “suposiciones”. Ejemplos:
- ¿Quién organiza el transporte y el seguro?
- ¿Cuál es la unidad de embalaje y el etiquetado?
- ¿Cuál es el procedimiento ante cambios (precio, materia prima, diseño)?
- ¿Cuándo algo queda “aprobado”: tras una foto, una muestra o una inspección física?
3) Asegura una comunicación inequívoca: una sola fuente de verdad
Cuando la información se dispersa entre correo, WhatsApp, llamadas y PDFs sueltos, surgen problemas de versiones. Una parte trabaja con la “versión A” y la otra con la “versión B”.
Enfoque práctico
- Trabaja con versiones: pon fecha/número de versión en presupuestos, especificaciones y listas de empaque.
- Resume decisiones: después de una llamada o discusión en WhatsApp: “Resumen: entregamos X, cantidades Y, fecha Z”.
- Limita los canales: elige un canal principal para acuerdos (p. ej., correo o documento compartido) y usa WhatsApp para actualizaciones operativas breves.
4) Confirma la comprensión: el método de “bucle cerrado”
Una de las técnicas más efectivas contra malentendidos es verificar activamente la comprensión: pide a la otra parte que confirme con sus propias palabras lo acordado. Suena formal, pero puede ser breve y amable.
Ejemplos
- “¿Puedes confirmar brevemente qué versión de especificación estás usando?”
- “¿Puedes reenviar las cantidades por variante para asegurarnos de que entendemos lo mismo?”
- “¿Puedes confirmar el plan en puntos: inicio, control intermedio, listo, envío?”
5) Estandariza el seguimiento: ritmo, puntos de control y tareas
El seguimiento suele ser la diferencia entre una colaboración que “empieza bien” y una que se mantiene sólida. En producción, sourcing y logística, un ritmo fijo ayuda mucho.
Trabaja con puntos de control fijos
- Kick-off: confirmar alcance, especificaciones, planificación y roles.
- Control intermedio: fotos, informe de medición, muestra o inspección.
- Pre-envío: lista de empaque, cantidades, etiquetado, documentos.
- Post-entrega: evaluación tras la entrega (qué fue bien, qué puede mejorar).
Usa tareas con responsable y fecha límite
No escribas solo “nos encargamos”, sino: quién se encarga de qué para cuándo. Eso evita que las tareas “se queden en el aire”.
6) Escalar sin dañar la relación: acuerda de antemano cómo resolver problemas
Los problemas forman parte de hacer negocios: retrasos, desviaciones, malentendidos. Lo importante es cómo se gestionan. Si acuerdas un camino de escalado por adelantado, evitas que un tema se vuelva personal de inmediato.
Acuerdos útiles
- ¿Cuándo es un “incidente” frente a un “problema estructural”?
- ¿Cuál es el primer paso: inspección adicional, retrabajo, descuento, sustitución?
- ¿Quién decide en caso de desacuerdo (y en qué plazo)?
El papel de MAROQ: mediador y puente entre las partes
MAROQ apoya la colaboración entre partes neerlandesas y marroquíes afinando expectativas, estructurando acuerdos y detectando malentendidos a tiempo. Por ejemplo:
- Ayudar a formular un briefing y especificaciones claras
- Proponer acuerdos y puntos de control viables
- Agilizar la comunicación (resúmenes, tareas, control de versiones)
- Mediar cuando las interpretaciones divergen
Este “puente” aporta tranquilidad al proceso y permite a ambas partes centrarse en la calidad y el resultado.
